АкушерствоАнатомияАнестезиологияВакцинопрофилактикаВалеологияВетеринарияГигиенаЗаболеванияИммунологияКардиологияНеврологияНефрологияОнкологияОториноларингологияОфтальмологияПаразитологияПедиатрияПервая помощьПсихиатрияПульмонологияРеанимацияРевматологияСтоматологияТерапияТоксикологияТравматологияУрологияФармакологияФармацевтикаФизиотерапияФтизиатрияХирургияЭндокринологияЭпидемиология

Управление как процесс коммуникаций

Руководители не меньше 50—90% своего рабочего времени тратят на коммуникации. Обмен информацией используется во всех видах управленческой деятельности и называется связующим процессом. Неэффективные коммуникации — одна из главных причин возникновения проблем в управлении. Необходимо неустанно учиться сокращать случаи неэффективных коммуникаций.

Профессиональные руководители должны представлять суть коммуникационного процесса и обладать хорошо развитым умением устного и письменного общения, хорошо понимать, как среда влияет на обмен информацией. Коммуникации в организациях представляют сложные, динамичные и воспроизводящиеся явления, которые могут рассматриваться как действие, взаимодействие и процесс. Известно, что организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций со своим внешним окружением. С имеющимися и потенциальными клиентами они общаются с помощью рекламы и других средств стимулирования. В отношениях с общественностью формируют определенный образ, имидж организации на местном, общенациональном и международном уровнях. Собрания, телефонные переговоры, служебные записки, отчеты, циркулирующие внутри организации, часто являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

Коммуникационный процесс состоит из ряда стадий и этапов, знание роли и содержания которых позволяет эффективно управлять процессом коммуникации внутри организации. При этом в процессе осуществления своей деятельность коммуникативный поток внутри организации может двигаться в горизонтальном или вертикальном направлении.

Информация может передаваться по нисходящей — с высших уровней на низшие, когда подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменениях приоритетов, конкретных заданиях и рекомендуемых процедурах. Примерами обмена информацией между руководителем и подчиненным служат:

1) прояснения задач, приоритетов и ожидаемых результатов;

2) обеспечение вовлечения в решение задач подразделения;

3) обсуждение проблем эффективности работы;

4) признание и вознаграждение с целью мотивации;

5) совершенствование и развитие способностей подчиненных;

6) сбор информации о назревающей или существующей проблеме;

7) получение сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

Обратное движение - передача информации с низших уровней на высшие, существенно влияет на оптимизацию и эффективность труда. Работники имеют возможность сообщать своему начальнику о возникающих проблемах и предлагать варианты их разрешения.

Горизонтальные коммуникации между различными подразделениями необходимы для обмена информацией между ними, для координации задач и действий. Добиться, чтобы специализированные подразделения работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении, бывает достаточно сложно. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений. Такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.

В любой организации в процессе осуществления ей хозяйственной или производственной деятельности неизбежны межличностные коммуникации сотрудников. Такие коммуникации предполагают прямой межличностный обмен информацией. Как следствие неизбежности межличностных коммуникаций в организации у каждого сотрудника возникает свой уникальный коммуникационный стиль, который понимается как способ построения коммуникаций, поведения, отношений с другими людьми.

Существует много различных стилей, используемых людьми в межличностной коммуникации, так же как и много подходов к определению этих стилей. Знание стилей помогает определить то, как себя вести и чего можно ожидать от поведения, связанного с определенным стилем. Из всех видов коммуникаций межличностные сталкиваются с самым большим количеством барьеров, препятствующих эффективному восприятию информации получателем.

Выделяют 3 типа барьеров: личностные, физические и семантические.

С точки зрения масштабов организационные коммуникации делятся на 2 большие группы: между организацией и ее средой и между уровнями управления и подразделениями.

По характеру взаимодействие в организации может быть прямым или косвенным.

Совокупность каналов, с помощью которых осуществляется взаимодействие субъектов управления, образует его коммуникационную структуру, которая может быть глобальной, которая охватывает организацию в целом, и локальной, если относится к одной части, например, подразделению.

Определенную роль играют также коммуникации с неформальными группами. Часто мнения, складывающиеся в неформальных группах и поступающие к руководителям по неформальным каналам, дают возможность принимать более правильные решения или упреждать конфликтные ситуации. Неформальные коммуникации можно назвать каналом распространения слухов. Приписываемая слухам неточность информации неоправданна во многих случаях. Исследования показывают, что информация, передаваемая слухами, часто оказывается точной. Не менее 80% слухов точны в отношении информации о самой организации. Однако уровень точности слухов не столь высок, если речь идет о личной или эмоционально окрашенной информации.

Современная концепция менеджмента полагает, что намного полезней для организации не разрушать неформальные коммуникационные сети, а понять и использовать эти каналы для усиления официальной организационной коммуникации.

Коммуникационная политика включает определение целей коммуникации, пути их достижения, содержание распространяемой на различные аудитории информации, планирование обратной связи. К коммуникационным потребностям организации могут быть отнесены как потребности в информации (новых сведениях, уменьшающих неопределенность знаний относительно какого-либо объекта), так и собственно коммуникационные потребности, т.е. потребности в общении или сплочении вокруг организации, а также потребность в эффективной обратной связи.

Организация коммуникаций – одна из основных сфер успешной деятельности организации. В организации коммуникация осуществляется посредством коммуникативной сети, которая представляет собой определенное соединение участников коммуникации с помощью информационных потоков и профессиональной деятельности специалиста по внутренним коммуникациям, роль и функции которого будут рассмотрены в главе 3.

Таким образом, коммуникация является важнейшим способом организации управления в организации, так как с ее помощью руководитель организации путем выстраивания межличностных отношений.